Dokumentacja GepFlow i GepCart

Pierwsze kroki

Rejestracja firmy, logowanie, zespół i dane firmy.

1. Rejestracja firmygepflow.com/register: nazwa firmy, kraj, NIP (dla Polski przycisk GUS pobiera nazwę i adres z rejestru Ministerstwa Finansów), adres, osoba kontaktowa, telefon, e-mail i hasło (co najmniej 8 znaków). Kraj firmy ustala język panelu, walutę i polecane integracje.
2. Logowaniegepflow.com/login (e-mail i hasło albo konto Google). Wejście do panelu ze strony głównej: przycisk Zaloguj.
3. Dane firmyMenu profilu (prawy górny róg) → Ustawienia (/app/company). Zakładki: Dane podstawowe (NIP z przyciskiem Pobierz z GUS, REGON, KRS, adres, Rachunek do wypłaty pobrań (COD), Ustawienia Magazynowe), Rejestracja VAT DE oraz Rejestracje zagraniczne (VAT, OSS, BDO, EPR).
4. Moment zdjęcia stanuW Ustawienia Magazynowe wybierz, kiedy towar schodzi ze stanu: przy wygenerowaniu etykiety (zalecane w e-commerce) albo na stanowisku pakowania WMS (zalecane w magazynie 3PL).
5. ZespółMenu profilu → Zespół (/app/team) → Zaproś członka. Role: Pracownik (Worker) (strefa skanerów i pakowania), Administrator Firmy, Widz (Viewer) (tylko podgląd). Zaproszenie zatwierdzasz przyciskiem Akceptuj albo Akceptuj i generuj hasło (hasło tymczasowe). Konto można zawiesić lub usunąć z firmy.
6. Mój profilMenu profilu → Mój Profil (/app/profile): dane osobowe, zmiana hasła, podpięte metody logowania.
7. IntegracjeMenu Integracje → podłącz sklep, marketplace, kuriera i program do faktur (rozdział Integracje).

Górny pasek na każdej stronie: tytuł strony, wskaźnik zadań w tle, dzwonek z nowościami, wybór języka i menu profilu (Mój Profil, Ustawienia, Zespół, Faktury i Rozliczenia, Wyloguj się).

Mapa panelu GepFlow

Menu boczne w kolejności, w jakiej je widać. Część pozycji pojawia się dopiero po podłączeniu odpowiedniej integracji.

Strony spoza menu bocznego: /app/orders/:id (karta zamówienia), /app/orders/new, /app/invoices/:id, /app/integrations/printer (GepPrinter), /app/warehouse/billing (Faktury i Rozliczenia: rozliczenia fulfillmentu i faktury od GEPARD).

Zamówienia

Od importu do doręczenia.

Lista zamówień

• Lewy panel: foldery i statusy, Pokaż/Ukryj puste statusy, Zarządzaj statusami.
• Wyszukiwanie po numerze GepFlow albo numerze ze źródła (Allegro, eMAG, Kaufland…).
• Filtry: źródło (także Zamówienia ręczne (CRM)), kraj, daty, klient, telefon, kod pocztowy, SKU/EAN produktu, metoda płatności, numer faktury, numer ZK/FS (Subiekt), zapłacono, faktura, uwagi klienta, mapowanie, rezerwacja, wysłane, fulfillment, status VIADOMO, metoda dostawy.
• Ikony w wierszu: płatność, mapowanie, rezerwacja, faktura, numer przesyłki, fulfillment, notatka.
• Akcje zbiorcze (po zaznaczeniu): Zmień status, Zbiorcze Etykiety (wybór przewoźnika, jeden PDF), Zbiorcze Faktury (pomija zamówienia z fakturą), Anuluj wybrane.
• Nowe Zamówienie: tryb Standardowe albo Amazon FBA (wgranie PDF z etykietami FBA i planem kartonów).

Statusy i foldery

Zamówienia › Statusy zamówień: tworzysz własne statusy (nazwa, skrót, kolor, status systemowy) i foldery, w których je grupujesz. Dokładnie jeden status jest główny (gwiazdka), do niego trafiają nowe zamówienia. Status może być „własny”, bez powiązania z etapem realizacji.

Statusy systemowe: Nowe, W realizacji, Fulfillment, Gotowe do wysyłki, Brak towaru, Wysłane, Anulowane. Etapy przesyłki: Etykieta utworzona, W drodze, Czeka na odbiór, Dostarczono, Wraca do nadawcy, Wróciła do nadawcy, Problem z doręczeniem.

Karta zamówienia

Jedna długa strona, bez zakładek, w tej kolejności:

1. Pasek akcji: źródło i numery, status, przyciski Zarezerwuj stany / Dorezerwuj brakujące, Wystaw Fakturę (albo wariant Fakturownia/wFirma), Stwórz kopię zamówienia, Gotowe do Wysłania, Potwierdź Wysyłkę, Zwolnij Stok, Anuluj wszystko; przekazanie numeru przesyłki i faktury do źródła.
2. Logistyka: gotowość do fulfillmentu, status magazynowy, ręczne mapowanie pozycji do produktu (Zapamiętaj dla tej oferty).
3. Pozycje zamówienia: edycja, duplikowanie, usuwanie, Dodaj produkt do zamówienia.
4. Przesyłki kurierskie: etykiety, wykres etapów, druk i anulowanie etykiety, panel tworzenia etykiety.
5. Notatki kupującego i operatora.
6. Informacje o zamówieniu: płatność, wartość, pobranie, termin płatności B2B, daty.
7. Paragon i faktura: faktura, wysłanie PDF do marketplace, dokumenty Subiekta (ZK/FS), decyzja VAT (OSS, WDT z VIES).
8. Adresy: dostawa, dane do faktury, odbiór w punkcie.
9. Historia zmian.
10. VIADOMO — Pomocnik Klienta: rozmowa z kupującym i edytor odpowiedzi z szablonami.

Automatyzacje

/app/orders/automations · reguła = wyzwalacz → warunki → akcje, w podanej kolejności.

• Zakładki: Aktywne Reguły Automatyzacji i Ostatnie wykonania automatyzacji (Logs).
• Reguły można powielać. Każda ma historię zmian i licznik wykonań z 7 dni. Przy zapisie GepFlow ostrzega o podobnej regule („Masz już podobną automatyzację”), bo dwie bliźniacze reguły potrafią np. wygenerować dwie etykiety.
• Każda reguła wykonuje się raz na zamówienie, a akcje w kolejności z listy (strzałki Przenieś wyżej / niżej).
• Sprawdź na zamówieniu pokazuje, co by się stało, i niczego nie zmienia.

Faktury

/app/invoices · zakładki Wszystkie, Sprzedaż, Zakupy, Korekty.

• Nowa Faktura: faktura ręczna. Z karty faktury: KOREKTA, Przejdź do zamówienia, Pobierz PDF, podgląd w języku kupującego, Synchronizuj integracje.
• Ustawienia numeracji: tryb klasyczny (wzór numeru, kolejny numer, reset miesięczny/roczny, dane sprzedawcy) albo serie (profile sprzedawcy, reguły według źródła zamówienia, numery VAT w krajach) oraz Reguły VAT (OSS, WDT, VIES).
• Eksport: eksport dla księgowej, m.in. format Keez (z instrukcją „Jak to ustawić?”).
• Język faktury dobiera się według kraju odbiorcy.

Gdzie powstaje faktura

Przekazanie faktury do kanału sprzedaży (żeby kupujący widział ją u siebie na koncie) działa dla Allegro, eMAG, Kaufland i Cdiscount. Ustawiasz to w integracji: Faktura - opcje przekazywania (zawsze / nigdy / po stworzeniu faktury w menu Faktury).

Poczta i szablony e-mail

/app/viadomo?tab=mail · zakładki Skrzynki pocztowe, Szablony wiadomości, Wysłane wiadomości.

• Skrzynki: SMTP (587 STARTTLS albo 465 SSL), opcjonalnie IMAP. Z IMAP odpowiedzi klientów trafiają do VIADOMO co około 10 minut (Odbieraj odpowiedzi klientów w Viadomo (IMAP)). Każdą skrzynkę możesz ustawić jako domyślną dla zamówień z wybranych kanałów.
• Szablony: temat i treść HTML ze zmiennymi oraz do 3 załączników:
  • Faktura wystawiona w GepFlow
  • Dokument sprzedaży z Subiekta (FS)
  • Zamówienie od klienta z Subiekta (ZK)
  • Etykieta przewozowa
• Wysyłka: automatycznie akcją Wyślij e-mail z szablonu albo ręcznie z karty zamówienia (VIADOMO — Pomocnik Klienta).
• Wysłane wiadomości: dziennik ze statusem i powodem ewentualnego błędu.

Przesyłki i etykiety

• Z zamówienia: panel etykiety na karcie zamówienia, akcja zbiorcza Zbiorcze Etykiety albo automatyzacja Wygeneruj etykietę.
• Bez zamówienia: Przesyłki › Nadaj paczkę.
• Lista przesyłek: etap doręczenia z prawdziwego śledzenia przewoźnika, link do śledzenia, Drukuj zbiorczo PDF, Zamów kuriera InPost, zatwierdzanie nadań GLS PL, archiwum powyżej roku.
• Numer przesyłki do źródła: w integracji Przekazywanie nr listu przewozowego = zawsze / nigdy (dla marketplace'ów).

GepPrinter: automatyczny druk etykiet

/app/integrations/printer: pobierz aplikację na Windows (64-bit) albo macOS, kliknij Generuj kod parowania i wpisz kod w aplikacji. Etykiety drukują się same w tle, także w formacie ZPL na drukarkach termicznych. Panel pokazuje drukarki (Online, Offline, Błąd, Brak papieru), kolejkę z ponawianiem i dziennik z eksportem CSV.

Produkty i magazyn

• Kartoteka produktu: nazwa, SKU (unikalne), EAN, zdjęcia, filmy, opis i opisy do ofert w językach, parametry, producent (GPSR), wymiary i waga brutto, opakowania, cena i VAT, warianty, kanały sprzedaży.
• Import: POBIERZ Z BL (katalog BaseLinker), Treści z base.com (zdjęcia, opisy, parametry dopasowane po SKU, EAN albo nazwie), pobieranie produktów z WooCommerce i Shoper w ustawieniach integracji.
• Akcje zbiorcze: WYŚLIJ DO FULFILLMENTU (tworzy awizację), przyjęcie PZ, Wystaw na GepCart, Połącz jako warianty, przypisanie grupy, archiwizacja.
• Mapowanie: pozycje zamówień łączą się z produktem po SKU / EAN albo przez zapamiętane mapowanie oferty. Niezmapowane pozycje widać na liście zamówień (filtr i sortowanie „Niezmapowane na górze”).
• WMS (własny magazyn): stan, rezerwacje, PZ, WZ i przesunięcia. Magazyn może być „lustrem” Subiekta GT: wtedy jest tylko do odczytu i synchronizuje się co 2 minuty.

Fulfillment GEPARD i zwroty

Gdy towar leży w magazynie GEPARD, pakowanie i wysyłkę robi nasz magazyn.

1. Awizacja dostawyFulfillment › Awizacje (IN) → Nowa Awizacja: produkty, ilości i sposób dostawy. Etapy: Szkic, Awizowana, Oczekiwana dzisiaj, Opóźniona, Na magazynie, Odebrana. Po przyjęciu widać różnice (braki, nadwyżki).
2. Stan i rezerwacjeFulfillment › Magazyn: dostępne, zarezerwowane, historia ruchów produktu, materiały pakowe.
3. Realizacja zamówieńZamówienie z pełną rezerwacją przekazujesz do fulfillmentu ręcznie albo automatyzacją Prześlij do Gepard Fulfillment. Magazyn kompletuje, pakuje, drukuje etykietę i wydaje paczkę kurierowi.
4. Wydania hurtoweFulfillment › Wydania (WZ) → Nowe Wydanie (WZ): palety i kartony do odbioru.
5. RozliczeniaMenu profilu → Faktury i Rozliczenia: rozliczenia usług i faktury od GEPARD. Stawki: Fulfillment › Cennik.

Zwroty

Zwroty (/app/returns): zwroty przyjęte przez magazyn, ze zdjęciami, wymiarami i dopasowanym zamówieniem. Przycisk Podejmij decyzję daje do wyboru: przyjmij na stan, przepakuj i wystaw ponownie, utylizacja albo zbierz do odesłania zbiorczego. Działa też Decyzja zbiorcza.

Integracje

/app/settings/integrations → dodaj integrację. Na górze lista Polecane w Twoim kraju, dobrana do kraju firmy.

Wspólne okno ustawień integracji

• Połączenie: dane dostępowe i Testuj połączenie.
• Dane przepływu: automatyczna synchronizacja i jej częstotliwość, przekazywanie faktury i numeru przesyłki do źródła, Magazyn docelowy (Routing zamówień) (fulfillment GEPARD albo własny WMS).
• Synchronizacja: Synchronizuj zamówienia, Pobierz produkty (BaseLinker, Shoper, WooCommerce), Mapowanie ofert (Allegro, Amazon, ERLI), dziennik sesji (odpytano, wgrano, zaktualizowano, błędy).
• Rozłącz integrację usuwa połączenie. Zamówienia i produkty zostają w GepFlow.

Wskazówki do najczęstszych integracji

• Allegro, Amazon, eBay, Otto: logowanie przez stronę kanału (OAuth). Allegro podłącza konto zalogowane w danej przeglądarce, więc przed kliknięciem Połącz z Allegro sprawdź, na jakim koncie jesteś zalogowany.
• eMAG: login, hasło, region (RO/BG/HU), kraj rejestracji firmy. W panelu eMAG trzeba dopuścić adres IP GepFlow: 34.67.242.185. Zamówienia są pobierane co 10 minut.
• Kaufland: najpierw wybór rynku (storefront), potem Client Key i Secret Key.
• InPost (ShipX): token API i ID organizacji z Managera Paczek (Moje konto › API), format etykiety PDF A6 albo ZPL, domyślny gabaryt paczkomatu.
• GLS PL: osobny użytkownik WebAPI (nie login do panelu GLS), etykieta PDF 160×100 albo ZPL. Nadania zatwierdza się od razu albo zbiorczo w Przesyłkach.
• Base Courier: e-mail konta i api_key z „Konfiguracja API”; płatność Skarbonka, odroczona albo Paynow. Nadania tylko z Polski.

WooCommerce, PrestaShop, BaseLinker

Co dokładnie działa dziś. Ważne przy planowaniu wdrożenia u klienta.

WooCommerce

1. Klucze w WooCommerceWooCommerce › Ustawienia › Zaawansowane › REST API → dodaj klucz z uprawnieniami odczyt/zapis. Dostaniesz Consumer key (ck_…) i Consumer secret (cs_…).
2. Integracja w GepFlowIntegracje → WooCommerce: Adres URL sklepu (sama domena, np. mojsklep.pl, bez https://), API token = ck_…, Secret API key = cs_… → Testuj połączenie.
3. Produkty i ofertyPobierz produkty w ustawieniach integracji, potem MARKETPLACE › WooCommerce › Oferty: produkty i warianty ze sklepu z filtrem Połączone / Niepołączone. Połączenie jest zapamiętywane po SKU, więc kolejne zamówienia łączą się same. Produkt bez SKU w sklepie nie da się połączyć na stałe.
4. ZamówieniaImport przyrostowy według harmonogramu (pierwszy raz z ostatnich 24 h). Każde zamówienie wchodzi do statusu głównego. Rozpoznawane są: żądanie faktury, NIP, płatność.

PrestaShop

BaseLinker / base.com

• Integracja jednokierunkowa: Token API BaseLinker i ID statusu importu zamówień. Zamówienia z wybranego statusu BL trafiają do GepFlow.
• Katalog: Produkty › POBIERZ Z BL (wybór katalogu BL) oraz Treści z base.com.
• Stan ofert GepCart i marketplace'ów może pochodzić z „lustra” base.com, odświeżanego co 10 minut.
• Fulfillment GEPARD (BaseLinker) to osobna, dwukierunkowa integracja dla klientów, których towar leży w magazynie GEPARD.

Marketplace'y i oferty

• Oferty (/app/marketplace/{kanał}/offers):
  • Allegro: trwające i zakończone, edycja ceny w tabeli, Sync stanu, monitoring konkurencji, Wystaw ponownie.
  • eMAG: Buy Box, analiza portfela, Wystaw zbiorczo, sync stanu.
  • Kaufland i Cdiscount: lista ofert, mapowanie, sync stanu.
  • eBay: Pobierz EAN/SKU.
  • WooCommerce: produkty sklepu.
• Mapowania (Allegro, Amazon, ERLI): połączenie oferty z produktem GepFlow (Pobierz oferty do mapowania, Połącz / Zmień).
• Synchronizacja stanów: wysyłana jest liczba dostępna (stan minus rezerwacje) ze wszystkich magazynów albo z wybranego. Opcja „stan zerowy przy ≤ N” zostawia bufor na inne kanały. Obsługiwane kanały: Allegro, eMAG, Kaufland, Cdiscount.
• Ustawienia marketplace (/app/marketplace/settings): m.in. nocna kontrola ofert z raportem e-mail.

VIADOMO — wiadomości od kupujących

/app/viadomo · jedna skrzynka dla Allegro, eBay, Kaufland, Cdiscount, eMAG, WooCommerce, GepCart i poczty e-mail.

• Zakładki: Skrzynka odbiorcza, Opinie i Komentarze, Autorespondery, Szablony (odpowiedzi czatu), Automatyzacje, Ustawienia kont, Poczta.
• Przy otwartej rozmowie po prawej widać zamówienie, przesyłkę i fakturę kupującego. Edytor odpowiedzi ma szablony, podpowiedzi AI, podpis i załączniki.
• Alert na górze panelu przypomina o dyskusjach i reklamacjach Allegro czekających na odpowiedź.

Hurtownie (dropshipping)

• Action (API): katalog z cenami zakupu, stanami i zdjęciami, import produktów do kartotek, zamówienia w hurtowni.
• Ikonka (plik XML): katalog, import z narzutem, automatyczne zamówienia dropshipping.
• TIM (pliki CSV): katalog, stany co 30 minut, ceny dwa razy dziennie. Zamówienia składa się ręcznie na tim.pl.

W menu HURTOWNIE każda hurtownia ma Katalog i Zakupy:

• Katalog: filtry kategorii, producenta, zdjęcia i opisu, kolumny „Cena zakupu netto”, „Twoja cena”, „Marża detal.”, import zaznaczonych produktów.
• Zakupy: zamówienia w hurtowni, numery listów ze śledzeniem, faktury, odnotowanie płatności, Dodaj zakup ręcznie.

Narzut i korektę stanów ustawiasz w Integracje → ustawienia hurtowni (Narzut na cenę (marża), przedziały według ceny zakupu).

GepCart — panel sprzedawcy

/app/gepcart · sprzedaż na GepCart.com i we własnym sklepie na własnej domenie. Oferty powstają z kartotek GepFlow, a zamówienia wpadają do listy zamówień GepFlow.

Aktywacja: MARKETPLACE › GepCart.com → akceptacja regulaminu sprzedawcy → Dołącz do GepCart. Nagłówek każdej zakładki ma przyciski Mój sklep na GepCart i + Nowa oferta.

Zamówienie z GepCart w GepFlow

Po opłaceniu (albo od razu przy pobraniu i B2B) każdy sprzedawca z koszyka dostaje osobne zamówienie w Zamówienia ze źródłem GepCart, metodą dostawy „GepCart — {forma}” i punktem odbioru. Dalej działa jak każde inne zamówienie: rezerwacja, faktura, etykieta, pakowanie (własne albo fulfillment GEPARD) i wysyłka. Numer przesyłki i doręczenie są widoczne dla kupującego w GepCart, a jego wiadomości trafiają do VIADOMO. Braki towaru, który ma wysłać hurtownia, GepFlow zamawia w hurtowni.

GepCart — mapa sklepu (strona kupującego)

Każdy adres zaczyna się od języka: /pl, /de, /en, /cs, /ro, /uk. Na własnej domenie sprzedawcy strona główna jest jego sklepem.

Płatności w kasie: BLIK, szybki przelew, karta, Przelewy24, Paynow, płatność online, płatność przy odbiorze (dla zalogowanych, przy formie z pobraniem), B2B „zapłać później”. Dostępne metody zależą od ustawień sprzedawcy.

Uruchomienie sklepu GepCart krok po kroku

1. Dołącz do GepCartMARKETPLACE › GepCart.com → regulamin → Dołącz do GepCart.
2. Dane firmyUstawienia firmy: nazwa, adres, NIP (pokazywane w sklepie). Przy sprzedaży za granicę Rejestracje zagraniczne: OSS lub VAT w krajach, LUCID (DE), IDU (FR).
3. WysyłkaGodzina graniczna, dni wysyłek, co najmniej jedna aktywna forma dla każdego kraju sprzedaży; opcjonalnie pobranie, darmowa dostawa, cenniki dostawy, wysyłka z hurtowni → Zapisz ustawienia wysyłki.
4. Źródło stanówW zakładce Oferty: wszystkie magazyny, jeden magazyn albo base.com; bufor „stan zerowy”; opcjonalnie stany hurtowni.
5. Oferty+ Nowa oferta → wybór produktów → ceny i ustawienia (kategoria, waluta, rynki, status) → Podgląd → publikacja.
6. Wygląd sklepuLogo, baner, kolorystyka, nazwa, e-mail kontaktowy, opis.
7. Własna domena (opcjonalnie)Podłącz domenę → rekordy DNS z tabeli (usuń stare A/AAAA/CNAME, zostaw MX) → Sprawdź ponownie → certyfikat SSL do 24 h. Potem SEO, GA4, Google Merchant Center.
8. Dokumenty sklepuWymagane na własnej domenie: regulamin, prywatność, cookies, zwroty, formularz odstąpienia, dostawa i płatności, dane firmy.
9. PłatnościNa własnej domenie włącz wtyczki (płatność online GepCart, Stripe, P24, Paynow, pobranie) i ustaw domyślną ★. Przetestuj w trybie testowym.
10. Zamówienie testoweZłóż zamówienie, sprawdź je w Zamówienia (źródło GepCart), w Saldo i operacje i na stronie statusu zamówienia.

Pomoc i zgłoszenia

• Zakładka „Zgłoś” z prawej strony każdej strony panelu: typ (Błąd, Propozycja zmiany, Pytanie), priorytet (Niska, Normalna, Pilne — blokuje pracę), zrzut ekranu z możliwością rysowania. Sekcja panelu i błędy z konsoli dołączają się same. W Moje zgłoszenia widać status (Nowe, W trakcie, Czeka na zgłaszającego, Zrobione, Odrzucone) i odpowiedzi.
• Nowości (/app/changelog): co tydzień lista zmian i nowych funkcji.
• Instrukcje (/app/instructions): instrukcje wbudowane w panel, z linkiem do udostępnienia osobom bez konta.